27 marca 2009 22:49

Kosztorys w Dokumentach Google

Na przykładzie dokumentu Kosztorys pokażę, jak wspaniale działają dokumenty BizMastera (nie tylko Kosztorys) w Dokumentach Google. Wyglądają niemal identycznie jak w oryginale i wczytują się bez problemu. Ciekawym zastosowaniem może być udostępnianie kosztorysu. Jeśli np. utworzymy dla klienta szkic kosztorysu, który klient chciałby jeszcze dostosować podając szczegółowe dane, np. wymiary, możemy udostępnić klientowi kosztorys w Dokumentach Google do edycji. Nie ma potrzeby wymagania, aby ktoś miał zainstalowanego Worda, przesyłania plików mailem itd. A oto jak wygląda kosztorys w Google:

Kosztorys

Ale nie tylko kosztorys. Przyszło mi do głowy jeszcze inne zastosowanie Dokumentów Google. Wyobraź sobie, że wysyłasz do dostawcy zamówienie na brakujący asortyment. Dostawca może otworzyć takie zamówienie i jeśli są jakieś wątpliwości, albo nie ma na stanie wszystkich towarów, może zrobić adnotacje bezpośrednio w tym zamówieniu. Niby drobiazg, ale jednak znaczna oszczędność czasu i poprawa produktywności. Oczywiście nie wszędzie da to się zastosować, czasem nic nie zastąpi rozmowy przez telefon.  

Innym zastosowaniem może być publikowanie Cennika - Dokumenty Google umożliwiają opublikowanie treści jako strony WWW (w odróżnieniu od przykładu z kosztorysem, dokument będzie wtedy dostępny absolutnie dla każdego). Sam BizMaster posiada funkcję wysyłania cennika na serwer FTP, ale z Dokumentami Google to jest jeszcze łatwiejsze (nie musisz mieć konta FTP, ba, nie musisz nawet wiedzieć, co to jest). I przede wszystkim masz możliwość łatwego dostosowania wyglądu cennika, albo podłączenia go do ogólnej wizytówki, którą stworzysz w Dokumentach Google. Świetny sposób na zaprezentowanie firmy w internecie, jeśli jeszcze jej tam nie ma, albo jest tylko w Panoramie Firm!

Może jeszcze jeden przykład. Jeśli BizMaster prowadzi za Ciebie księgowość, ale jest jakaś nietypowa pod względem prawa podatkowego sytuacja, która wymaga zapytania lub poprawek księgowej, moża ona dokonać tych poprawek w Dokumentach Google.

Kosztorys wczytamy do Google, jeśli w oknie wydruku w BizMasterze klikniemy Inne - Zapisz do pliku. Kosztorys zapisujemy do pliku HTML i ten plik otwieramy w serwisie Dokumenty Google (dostaniemy się tam klikając przycisk Więcej - Dokumenty na głównej stronie wyszukiwarki Google). Osoba, której udostępnimy kosztorys, zobaczy go na swojej stronie Dokumenty Google. Możemy też oczywiście wysłać bezpośredni link, ale to byłaby dodatkowa praca, a nie o to chodzi (zakładamy, że obie strony mają już bezpłatne konto w Dokumentach Google).

I mała uwaga dla tych, którzy jeszcze nie wiedzą: oczywiście możemy też po prostu wysłać kosztorys mailem bezpośrednio z BizMastera, a odbiorca może poprawić ten kosztorys również bezpośrednio w swoim programie pocztowym. Po co więc Dokumenty Google? Cóż, kolejne rozwiązanie do wyboru.

[Google Documents™ jest znakiem towarowym firmy Google Inc., niezwiązanej z oprogramowaniem dla firm BizMaster™]
PS. Jeśli chcesz podyskutować na temat udostępniania dokumentów BizMastera, czekam na Twoje uwagi i propozycje.