17 czerwca 2013 08:16

Sporo nowych drobnych funkcji w wersji 3.3

Zacznijmy od zmiany estetycznej. Wprowadzamy możliwość białego tła okien programu (zamiast domyślnego w Windows szarego). Zmianę tę można włączyć w Ustawieniach (rozdział 9, Białe tło okien). Poprawiono też wygląd paska narzędziowego.

Ważną nowością jest możliwość eksportu i importu (lub aktualizacji) listy towarów i usług do/z formatu CSV (format ten można otworzyć np. w Excelu lub jego odpowiednikach). Aby to zrobić, należy kliknąć ikonę Dane do/z pliku na pasku narzędziowym (od tej wersji ikona ta jest domyślnie włączona, nie trzeba już jej włączać w Ustawieniach). Następnie należy postępować wg instrukcji wyświetlanych na ekranie. Warto wiedzieć, że funkcji tej można użyć np. do aktualizacji cen lub ilości w magazynie istniejących towarów a nie tylko do dodania nowych towarów. Importowany arkusz może zawierać np. tylko kolumny Nazwa i Cena i zawierać tylko kilka towarów – program odnajdzie te towary i zaktualizuje ceny.

Kolejną nowością jest możliwość drukowania Moich uwag do towarów w zestawieniu Stan magazynu. Aby funkcja ta była dostępna, opcja Moje uwagi musi być zaznaczona w Ustawieniach (rozdział 3). Zestawienie Stan magazynu jest dostępne dla posiadaczy modułu Handel programu Bizmaster.

Dodaliśmy pole Odebrał(a) w którym możemy podać nazwisko osoby, która odebrała fakturę.  Nazwisko to zostanie oczywiście wydrukowane na fakturze. Funkcjonalność taka jest w praktyce rzadko używana, dlatego aby zobaczyć pole Odebrał(a) należy przejść na zakładkę Inne w ramce Odbiorca (pole Opcje » w ramce Odbiorca musi być zaznaczone żeby ta zakładka była widoczna).

Dodaliśmy możliwość drukowania cen zakupu oraz łącznej sumy na Zamówieniach wysyłanych do dostawcy. Funkcję tę można włączyć w Ustawieniach (rozdział 7, okno Zaawansowane). Aby Zamówienia były dostępne, wymagany jest moduł Handel programu Bizmaster.

Następną nowością jest możliwość usuwania automatycznie zapamiętanych wpisów z list (np. w polu Uwagi w edycji faktury). Jeśli chcemy usunąć wprowadzone wcześniej uwagi, należy kliknąć strzałkę w polu Uwagi, aby rozwinąć listę i kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolny wpis na rozwiniętej liście. Pojawi się menu, w którym możemy kliknąć Usuń z tej listy.

Niewielka funkcja, ale mamy nadzieję przydatna, gdy chcemy zmieścić więcej elementów na ekranie po lewej stronie programu. Gdy umieścimy kursor myszy pod listą Przejdź do, kursor zmieni się na taki, który umożliwia uchwycenie i zmianę rozmiaru listy Przejdź do. Rozmiar listy Przejdź do nadal można zmienić w Ustawieniach, ale teraz także po prostu myszką.

Jeśli korzystasz z funkcji foldery do organizowania towarów i usług być może przydatna okaże się następna nowość. Gdy foldery zorganizowane są w wiele poziomów (np. Stoliki -> Stoliki nocne, Stoliki -> Stoliki do jadalni) obecnie zaznaczając folder Stoliki zobaczymy tylko towary, które zostały tam bezpośrednio umieszczone, a nie dodatkowo Stoliki nocne i Stoliki do jadalni. Można jednak zmienić to zachowanie włączając opcję Towary podfolderów (opcja ta jest dostępna w rozdziale 3. Ustawień, przycisk Zaawansowane).

Nie zabrakło także zazwyczaj nie widocznych ale istotnych funkcji, np. program potrafi teraz rozpoznać sytuację i wyświetlić odpowiednią pomoc, gdy w systemie Windows omyłkowo wyłączono bufor drukowania.

21 maja 2010 16:31

Postęp w sprawie elektronicznego obiegu faktur... papierowych

Tematem tym razem nie są faktury elektroniczne, które jak na razie muszą posiadać kosztowny podpis elektroniczny i z definicji nie są drukowane. Otóż wczorajszy wyrok NSA dotyczy faktur w zwykły sposób wysyłanych e-mailem bez podpisu elektronicznego, które odbiorca samodzielnie drukuje, stąd nazwa faktury papierowe. W wyroku NSA uznał, że wysłane e-mailem faktury mają po wydrukowaniu i dołączeniu do teczki pełną moc prawną.

W efekcie nie ma konieczności wysyłania faktur tradycyjną pocztą, co dla firm oznacza oszczędności i nb. lepsze traktowanie środowiska naturalnego, bo eliminujemy użycie przynajmniej papierowych kopert.

 

Poczta

Wyrok dotyczy także faksowania faktur, a jego pisemne uzasadnienie Naczelny Sąd Administracyjny (sygn. akt I FSK 1444/09) opublikuje w ciągu kilku dni.

Aby z oprogramowania dla firm Bizmaster wysłać fakturę e-mailem, można po kliknięciu przycisku OK - zapisz i drukuj kliknąć Inne i następnie Wyślij e-mail.

2 stycznia 2009 11:06

Poradnik dla początkującego przedsiębiorcy - Produktywność (czyli jak nie zasnąć)

Początek prowadzenia firmy jest trudny, ale problematyczny jest też moment kiedy firma wkracza w kolejny etap rozwoju i wymaga np. zatrudnienia kolejnych pracowników.

Delegowanie

Zlecanie zadań to możliwość zwiększenia własnego zakresu obowiązków oraz skłonienie pracowników do odpowiedzialności, a także inicjatywy i samodzielnego myślenia. Delegowanie podnosi także ich wiarę w siebie.

Dobrze jest pozostawić pracownikom swobodę, także popełniania błędów i uczenia się. Jednocześnie warto szkolić podwładnych i udzielać im wsparcia.

A więc ustal, które zadania można delegować. Potem już tylko kto je może otrzymać. Zapewnij środki do wykonania zadania. Powiedz pracownikowi jakich oczekujesz wyników. Nie mów o metodach. Przygotuj się na to, że być może potrzebna będzie interwencja. Zbuduj system sprzężeń zwrotnych, żeby wszyscy wiedzieli jak idze robota.

Nadmierna kontrola nie służy delegowaniu zadań.

Skąd wiedzieć co pominąć?

Proponuję podzielić rzeczy do zrobienia, żeby wiedzieć czego robić nie trzeba. Zadania pilne i ważne wykonuj w pierwszej kolejności. Następnie zadania ważne, nawet jeżeli nie wydają się pilne, dopiero po nich zadania pilne i mniej ważne. Reszta powinna trafić do kosza.

Co firma powinna zrobić

Jeżeli poważnie myślisz o poprawie produktywności, podstawą są najniższe koszty w branży. Następnie jakość procesów, te muszą być bezbłędne. Wreszcie realizacja, to ona jest najważniejsza.

A więc trzeba być dobrym nie tylko w transakcjach, ale przede wszystkim w operacjach.

Nie zaczynaj usprawniania zadań, zanim nie pozbędziesz się starych, nie mających żadnej wartości dla firmy. Potem patrz na całość procesów w firmie, usprawnienie tylko części to nie jest to, o co chodzi.

Otwartość na pomysły pracowników

Szybki rozwój wielu firm zmusił je do oddania w ręce pracowników możliwości decydowania co i jak robić, po prostu nie dało się tym zarządzać przy tak szybkich zmianach.

Coś w tym jest, przedsiębiorczy szef powinien cenić przedsiębiorczych pracowników, aby zarówno poprawić jakość jak i szybkość pracy.

Żeby to działało, zapewnij ciągłą edukację pracowników, pokaż wyraźne cele firmy i płać zależnie od wyników. Nie zapomnij o pełnej informacji pracowników dotyczącej stanu wykonywania zadań. Również wśród kierownictwa komunikacja musi naprawdę działać.

Aby uratować pracowników od wypalenia, przenoś ich na nowe stanowiska, gdzie nauczą się czegoś nowego co może nawet nie odpowiadać ich dotychczasowym doświadczeniom. Niech Twoi pracownicy nabiorą świeżego spojrzenia.