VAT w całości możesz odliczać też od pojazdów specjalnych, np. koparka. W przypadku leasingu, VAT odejmujesz miesiąc po miesiącu aż do osiągnięcia limitu odliczenia. Oczywiście, prowadząc komis samochody traktujesz jak towary i normalnie odliczasz VAT.

Jeżeli nie możesz odliczyć VAT-u od paliwa (tak w ogóle, VAT to zupełnie inny podatek, więcej na jego temat w poprzednim rozdziale), to w nagrodę możesz doliczyć VAT do kosztu uzyskania przychodu.

Tak to wygląda. Coś kupujesz, wpisujesz to do książki bez podatku VAT (pomijasz tu VAT, bo to inny podatek). To tak jakby podatki się na siebie obraziły i nie chciały nic o sobie wiedzieć. Ale tutaj możesz powiedzieć podatkowi dochodowemu, że nie jest sam. Wpisujesz do książki kwotę za paliwo z VAT-em. Dotyczy to tylko paliwa.

Urzędnicy lubią zmieniać sposób, w jaki odróżniają samochody lepsze i gorsze. Najchętniej zmienialiby to raz w miesiącu, dlatego zapytaj w skarbówce, zanim kupisz samochód.

A co z kosztami remontu? Niezależnie jaki masz samochód, po prostu wliczasz w koszt uzyskania przychodu. A co z kosztem zakupu samochodu? Też go wliczasz w koszt uzyskania przychodu, nieważne jaki to jest samochód, tyle że wliczasz w ratach. Więcej w punkcie niżej.

Co to jest środek trwały/wartość niematerialna i prawna/amortyzacja?

Środek trwały to jest coś, co będzie w firmie powyżej roku. Jeżeli uważasz, całkiem słusznie, że żyrandol przyda się ponad rok, żyrandol jest środkiem trwałym. Środki trwałe dzielisz na kawałki przy odliczaniu od podatku.

Podobnie wartość niematerialna i prawna, jest to taki środek trwały którego nie możesz dotknąć (albo nie możesz nim rzucić w sąsiada, jeżeli to Cię bardziej przekonuje). Przykładem są licencje na programy.

Dzielenie na kawałki to jest właśnie amortyzacja. Więcej o amortyzacji w punkcie niżej.

Wliczanie w koszty drogich, niejadalnych rzeczy

Coś, co przyda się w firmie ponad rok nie może być tak po prostu odjęte od przychodu. Trzeba to amortyzować, czyli dzielić na kawałki.

Na szczęście nie dotyczy to rzeczy do 3500 zł, które można amortyzować jednorazowo (czyli za jednym zamachem całość). Właściwie to nawet droższe niż 3500 zł rzeczy można amortyzować jednorazowo, ale są trzy wyjątki: budynki (grupa 1 i 2 tabeli amortyzacji), samochody osobowe oraz wartości niematerialne i prawne.

Jaką część możesz wliczyć w koszty w miesiącu (jeżeli nie amortyzujesz jednorazowo)? Zależy to od tabeli amortyzacji. Są tam podane roczne stawki w procentach. Dzielisz przez 12 i masz stawkę miesięczną.

Na przykład nowy samochód amortyzujesz przez pięć lat, a używany przez dwa i pół.

Raz w miesiącu piszesz na kartce ile możesz zamortyzować i na podstawie tej kartki wpisujesz kwotę do książki w kolumnie z kosztami uzyskania przychodu, oto cała amortyzacja.

Na stronie Tabela amortyzacji - wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych są określone stawki np. na szybowiec.

Różnica między amortyzacją liniową a degresywną

Amortyzacja liniowa bezpośrednio wynika ze stawek amortyzacji ustalanych przez urzędników, amortyzacja degresywna dodaje czadu. Jest to po prostu inny sposób liczenia, prawie dwa razy szybszy. Tak, to jest dozwolone (ale nie w przypadku samochodów osobowych).

Inne przykładowe koszty, jakie możesz mieć

Przykładowe koszty uzyskania przychodu: odsetki od kredytu, materiały do produkcji, prąd, wywóz nieczystości, wynagrodzenia, malowanie biura, składki na ZUS (dokładnie na ubezpieczenie społeczne, jeżeli nie odejmujesz ich po prostu bezpośrednio od dochodu przy wyliczaniu podatku), zakup komórki, środki czystości, paliwo do UFO.

Kiedy możesz wpaść w panikę (i zapłacić karę)

Kiedy Urząd Skarbowy znajdzie np. niezaksięgowane dokumenty, nie będzie uznawał prowadzonej księgowości i zamiast jej wierzyć, zacznie szacować. To szacowanie oznacza przymus zapłaty podatku w karnej stawce (pięciokrotność normalnej stawki od dochodu). Natomiast w przypadku dochodu uznanego za „z nieujawnionych źródeł”, skarbówka karze zapłacić 75% procent jego wartości.

Księga jest uznana za nieprawdziwą, kiedy przychody lub koszty w księdze różnią się od prawdziwych o więcej niż 0,5% wartości całej księgi.

Oczywiście, jeżeli podasz za małe koszty, urząd skarbowy jakoś to zniesie bo zapłacisz większy podatek. Chyba, że zmniejszonym kosztem jest zakup towarów do odsprzedaży, bo to dla skarbówki oznacza, że chcesz sprzedawać bez faktur.

Brr.

Interpretacje

Nie chodzi mi o interpretacje najnowszego wiersza Szymborskiej. Interpretacje podatkowe to sposób w jaki urzędnicy widzą przepisy podatkowe. I jak przy interpretacji poezji, każdy może mieć inne zdanie! I to jest zupełnie normalne. A więc zgłaszasz się do lokalnego Urzędu Skarbowego o interpretację i dostajesz lokalny punkt widzenia, czarno na białym.

Po co zawracać sobie tym głowę? Kiedy masz interpretację i postępujesz zgodnie z tą interpretacją, a podczas kontroli jakiś wrzeszczący facet zarzuci Ci, że to nie jest zgodne z przepisami, to pokazujesz mu interpretację.

Nie wiadomo dlaczego, mimo że masz interpretację, Urząd Skarbowy nadal ma prawo zmienić zdanie i żądać zaległego podatku, ale już bez kary. Interpretacja chroni tylko od kary.

Żeby dostać interpretację, trzeba dokładnie opisać, o co chodzi. Kiedy rzecz dotyczy umowy, najlepiej dołączyć kopię umowy, itd. Jeżeli o niczym nie zapomnisz, powinieneś dostać odpowiedź w ciągu trzech do czterech miesięcy. Albo dostaniesz prośbę o uzupełnienie tego i tamtego.

Interpretacje wydaje lokalny urząd skarbowy za opłatą 5 zł.

Zdarzało się, że skarbówka uznała już udzieloną interpretację za nieważną, bo opis sytuacji w zapytaniu był za mało dokładny.

Nudne informacje o amortyzacji

W terminologii podatkowej używana nieruchomość jest po 5 latach od wybudowania, a samochód po 6 miesiącach, stosujemy wtedy podwyższone stawki amortyzacji - szybciej amortyzujemy. Środki trwałe o wartości mniejszej niż 3500 zł amortyzujemy jednorazowo całą kwotę. Jednak środek trwały aby mógł być amortyzowany musi być kompletny, np. zestaw komputerowy musi być z monitorem. Przy sprzedaży środka trwałego kosztem uzyskania przychodu z tej sprzedaży jest tylko jego część niezamortyzowana.

Przeczytaj to tylko, jeżeli sprzedajesz ze stawką zwolnioną VAT

Poza takimi wyjątkami jak paliwo, zazwyczaj można odliczyć cały VAT z kupionych rzeczy. Odlicza się to od VAT-u do zapłacenia ze sprzedanych rzeczy.

Masz bursę. Do cen nie doliczasz VAT-u bo usługi burs są objęte stawką zwolnioną. Ale płacisz ubezpieczenie za budynek, które jest opodatkowane stawką VAT 22%. Popatrzmy, nie masz VAT-u do zapłacenia, ale kupujesz z VAT-em, więc możesz liczyć na zwrot VAT-u z urzędu? Niestety, rzeczy kupione na tę część firmy, która jest zwolniona z VAT-u, nie mogą być odliczone z VAT-u.

W bursie masz też kino. Stawka VAT 22%, pobierasz ją od klientów i oddajesz do skarbówki. Czy teraz możesz odjąć VAT zapłacony jako część ceny ubezpieczenia (powiedzmy, że ubezpieczyłeś cały kompleks)? Tak, ale proporcjonalnie tyle, ile stanowią Twoje przychody z kina. Jeżeli 90% przychodów masz z bursy, a 10% z kina, możesz odjąć 10% VAT-u wydanego na coś, co dotyczy zarówno bursy, jak i kina. Ale VAT wydany w całości na kino, jest w całości odliczany.

Jeżeli działalność zwolniona z VAT stanowi mniej niż 2% całej Twojej działalności (chodzi o przychody), możesz o tym wszystkim zapomnieć i odliczać VAT normalnie.

Co to jest rachunek?

Jeżeli jesteś vatowcem, wystawiasz faktury VAT. Jeżeli nie jesteś vatowcem, wystawiasz rachunki. Różnią się one od faktur tym, że nie zawierają żadnych informacji o podatku VAT.

Kiedy powinieneś wystawić fakturę wewnętrzną?

Faktura wewnętrzna jest bardzo dziwacznym pomysłem. Postaram się to jednak wyjaśnić. Kupujesz coś do odsprzedaży i oczywiście odliczasz od tego VAT. Niestety nie udało się tego czegoś sprzedać, dlatego przeznaczasz to do wewnętrznej konsumpcji (nie ważne czy to się da zjeść, czy nie). Wtedy właśnie wystawiasz fakturę wewnętrzną, żeby przyznać się przed skarbówką, że ten VAT nie powinien był być odliczony i tym samym jednak go nie odliczysz.

Na szczęście są to regulacje bardzo ogólne. Na przykład regulacja dotycząca urządzeń niskonapięciowych brzmi tak: „produkty te, należy projektować tak, aby były bezpieczne dla użytkownika”. To wszystko. Na opakowaniu produktu spełniającego te regulacje, znajdziesz oznaczenie CE.

Regulacji ogólnych jest 22. Ale są tak ogólne, że obejmują większość towarów. Na przykład jest dyrektywa dotycząca „towarów w opakowaniach”.

Regulacje te są już w polskim systemie prawnym, nie musisz ich szukać osobno. Listę polskich przepisów znajdziesz na stronie Ministerstwa Gospodarki w sekcji „Przedsiębiorcy - Ocena zgodności”.

Nie tylko producent musi spełnić regulacje ogólne. Jeżeli importujesz do odsprzedaży towar z krajów spoza Unii, musisz potwierdzić że towar je spełnia.

Obok obowiązkowych regulacji ogólnych, istnieją dobrowolne regulacje szczegółowe. Spełnienie regulacji ogólnych nie ubezpiecza Cię od odpowiedzialności za ewentualne szkody, jakie wyrządził Twój produkt. Co innego spełnienie regulacji szczegółowych, ale są one również szczegółowo upierdliwe. Urzędnicy nazywają je „normami zharmonizowanymi”, gdybyś chciał wiedzieć. Z regulacji szczegółowych można się na przykład dowiedzieć, że w instrukcji obsługi kuchenki mikrofalowej trzeba ostrzec, że nie wolno suszyć w niej kota. Cóż, może to nie jest takie głupie.

System cen transferowych

Pod tą tajemniczą nazwą kryje się sposób, w jaki firmy mające przynajmniej dwa oddziały w różnych krajach, obniżają podatek do zapłacenia.

Po pierwsze, zysk w przypadku takiej firmy jest opodatkowany w kraju w którym został wypracowany. Może być transferowany do innych krajów, oczywiście bez dodatkowych podatków.

Jeżeli firma ma oddział w kraju z wysokimi podatkami, ale udało jej się tam sporo zarobić, może obniżyć podatek do zapłacenia. Zamawia z oddziału w kraju, gdzie podatki są dla odmiany niskie, jakieś rzeczy. Ale nie po cenach rynkowych, tylko po zawyżonych cenach transferowych, które nie mają nic wspólnego z cenami rynkowymi. W ten sposób ma duże koszty. A sprzedający jej oddział z kraju gdzie są niskie podatki, zapłaci wprawdzie od dużego dochodu, ale według niskich podatków.

Zakładanie firmy w innych krajach Unii

Sposób zakładania firmy różni się w poszczególnych krajach. Na przykład na stronach internetowych Ambasady RP w Londynie (Wydział Promocji Handlu i Inwestycji) jest parę konkretów jak założyć firmę w Wielkiej Brytanii, a właściwie jak zacząć o tym myśleć.

Bilans robi się na okres jednej sekundy, zwykle jest to ostatnia sekunda roku. Rachunek zysków i strat robi się na cały miesiąc, a dokładniej na tyle, ile potrzeba żeby coś wyprodukować, sprzedać i dostać za to pieniądze. Mętne, ale tak to właśnie jest.

Przepływy finansowe

Dopełnieniem do rachunku zysków strat są przepływy finansowe, można z nich dowiedzieć się więcej o ogólnych finansach firmy. Nic szczególnego, ale wiadomo ile powinno być gotówki w kasie. Właściwie, to przed zrobieniem bilansu trzeba najpierw zrobić rachunek zysków i strat a następnie przepływy żeby uzyskaną gotówkę wpisać do bilansu. Wszystko powinno się zgadzać. Można też w bilansie obliczyć gotówkę znając całą resztę i porównać z gotówką z przepływów.

Pułapka finansowa

Produkujesz krzesła. Czekasz na pieniądze od klientów miesiąc, ale na ten okres masz zapas krzeseł. Do tego masz oszczędności z których na bieżąco produkujesz krzesła, bez tych pieniędzy po miesiącu zostałbyś bez towaru do sprzedaży.

Firma rozwija się systematycznie, podobnie jak różnica między kosztami produkcji coraz większej ilości krzeseł a już zapłaconą gotówką od klientów. W pewnym momencie nie wystarczy już oszczędności, ani zarobionych pieniędzy. Nie mogą przecież wystarczyć pieniądze zarobione na tej samej działalności w mniejszej skali, kiedy zapotrzebowanie na środki obrotowe stale rośnie. Zarobek stanowi tylko część obrotu. Kończy się gotówka i w takich sytuacjach pomaga kredyt obrotowy.

Firmy najczęściej upadają z powodu problemów obrotowych, nie braku majątku, dlatego popularne są kredyty obrotowe - na czas kiedy klienci nam nie płacą mamy pieniądze z banku. Podnosi to płynność finansową, czyli zdolność do spłaty bieżących zobowiązań. Alternatywą wobec kredytów obrotowych jest faktoring, więcej na ten temat w rozdziale „Faktury dla nieksięgowych”.

Wskaźniki finansowe, czyli kondycja firmy w jednej liczbie

Zasady przyznawania kredytów są teoretycznie tajne w każdym banku, ale zazwyczaj w dziale analizy ryzyka, najczęściej znajdującym się w centrali, za każdy wskaźnik otrzymujesz kilka punktów. Jeżeli suma jest wyższa od wymaganego minimum, dostajesz kredyt.

Zobowiązania bieżące spłacasz z bieżącej działalności firmy, czyli majątku obrotowego. Kiedy majątek obrotowy przekracza trzy razy zobowiązania krótkoterminowe, wskaźnik płynności finansowej wynosi trzy. Dla banku minimalną wartością jest dwa, więc przykładowa wartość trzy jest zupełnie zadowalająca.

Wśród składników majątku obrotowego najmniej płynnym są zapasy, na przykład podstawowy materiał z którego produkujesz, ponieważ tempo ich upłynnienia jest najwolniejsze. Dlatego obliczasz też wskaźnik płynności, w którym z majątku obrotowego odejmujesz zapasy. Ten wskaźnik - zwany „wskaźnikiem przyśpieszonej płynności” - powinien być większy niż jeden.

Ważna jest też zdolność do osiągania zysków, czyli rentowność. Wyobraźmy sobie, że mamy przedsiębiorcę który dysponuje kwotą 100.000 zł. Może on zostawić pieniądze w banku, co netto daje 4% rocznie, albo zainwestować w fundusze finansowe, gdzie zarobi np. 14%. Ale może też założyć firmę. Za te 100.000 przedsiębiorca kupuje majątek - np. maszyny. W bilansie w pasywach jest jego 100.000 zł kapitału, a w aktywach zakupione maszyny. Załóżmy że rentowność tego kapitału wynosi 20%. Może teraz wziąść kredyt 100.000 zł z odsetkami 10%. Jeżeli firma działa tak samo efektywnie, jej rentowność wynosi już 30%. Biorąc pieniądze z zewnątrz, podnosisz rentowność własnego kapitału, jest to „dźwignia finansowa”.

Kapitał z zewnątrz nie musi pochodzić z kredytu, ale też np. z emisji akcji. Przy braniu kredytu rentowność powinna być jak największa, oczywiście wyższa od oprocentowania lokaty w banku, bo w przeciwnym razie nie ma sensu inwestować pieniędzy w firmę.

Ważny jest też udział kapitału obcego w całości kapitału firmy, nie powinno go być więcej niż połowa bo bank nie udzieli kredytu. Jest to struktura finansowania.

Tak, kredyt powinien być spłacany z obrotów, a nie z majątku firmy.

Co sprawia, że bilans jest mocny?

Nie ma przepisu „weź ileś kapitału własnego i ileś kredytu”, każda firma jest inna. Ale trzeba patrzeć na wartość aktywów zgodnie z ich potencjałem.

Cóż, aktywa trwałe takie jak budynki są coraz mniej istotne, szczególnie kiedy czynniki takie jak elektroniczne sieci dystrybucji faktycznie świadczą o sile firmy. Firma nowoczesna o mniejszym kapitale własnym na papierze może w realnej ocenie być mniej zadłużona niż ta, która ma tylko budynki i małą część kredytu.

Co firma powinna zrobić

Jeżeli poważnie myślisz o poprawie produktywności, podstawą są najniższe koszty w branży. Następnie jakość procesów, te muszą być bezbłędne. Wreszcie realizacja, to ona jest najważniejsza.

A więc trzeba być dobrym nie tylko w transakcjach, ale przede wszystkim w operacjach.

Nie zaczynaj usprawniania zadań, zanim nie pozbędziesz się starych, nie mających żadnej wartości dla firmy. Potem patrz na całość procesów w firmie, usprawnienie tylko części to nie jest to, o co chodzi.

Otwartość na pomysły pracowników

Szybki rozwój wielu firm zmusił je do oddania w ręce pracowników możliwości decydowania co i jak robić, po prostu nie dało się tym zarządzać przy tak szybkich zmianach.

Coś w tym jest, przedsiębiorczy szef powinien cenić przedsiębiorczych pracowników, aby zarówno poprawić jakość jak i szybkość pracy.

Żeby to działało, zapewnij ciągłą edukację pracowników, pokaż wyraźne cele firmy i płać zależnie od wyników. Nie zapomnij o pełnej informacji pracowników dotyczącej stanu wykonywania zadań. Również wśród kierownictwa komunikacja musi naprawdę działać.

Aby uratować pracowników od wypalenia, przenoś ich na nowe stanowiska, gdzie nauczą się czegoś nowego co może nawet nie odpowiadać ich dotychczasowym doświadczeniom. Niech Twoi pracownicy nabiorą świeżego spojrzenia.