6 kwietnia 2009 19:30

Oprogramowanie dla firm a amortyzacja środków trwałych

Zobaczmy w jaki sposób oprogramowanie dla firm Bizmaster pozwala wykonać amortyzację środków trwałych, wydrukować odpisy amortyzacyjne, wprowadzić je do księgi przychodów i rozchodów i oczywiście wydrukować ewidencję środków trwałych.

Najpierw włączamy stosowne funkcje w naszym oprogramowaniu dla firm, aby były dostępne. Klikamy Pokaż więcej funkcji -> Dziesięć ustawień. Następnie w rozdziale drugim „Czy chcesz rozliczać w programie podatki?” zaznaczamy: Książka i Środki trwałe. Po czym klikamy OK i oprogramowanie dla firm jest już przygotowane do obsługi tych zagadnień księgowości. Więcej nie musimy już tego oczywiście wykonywać.

Klikamy teraz przycisk Środki trwałe i jesteśmy w „Edycji środków trwałych”. Przyjmijmy, że zakupiliśmy do firmy reaktor jądrowy, żeby poprawić bilans energetyczny w naszym województwie. Zgodnie z tabelą amortyzacji taki środek trwały amortyzujemy w stopniu 14% wartości w skali roku.

Wpiszmy w polu Nazwa „Reaktor jądrowy SzybkiEfekt”. Z naszej tabeli amortyzacji wynika, że taki rodzaj urządzeń znajduje się w grupie 349 klasyfikacji środków trwałych. Oznaczenie w klasyfikacji środków trwałych jest niejako uzasadnieniem, dlaczego amortyzujemy nasz środek trwały przy użyciu danej stawki. Łatwo pojawia się skojarzenie z symbolami PKWiU, które również pozwalają uzasadnić zastosowanie danej stawki, jednak w przypadku symboli PKWiU chodzi oczywiście o stawki VAT. Zapominając o tej pobocznej uwadze, wpiszmy w polu Klasyfikacja KŚT liczbę 349.

Edycja środków trwałych

Następne pole w oprogramowaniu dla firm to Metoda amortyzacji. Amortyzacja jednorazowa jest najszybsza, ale nie zawsze korzystna. Nie chcemy od razu wliczyć w koszty całego tak dużego zakupu, chyba że mamy w danym miesiącu aż tak duży przychód. Kolejnym wyborem może być amortyzacja degresywna, która polega na przyspieszeniu w pierwszym okresie. Wreszcie mamy do wyboru amortyzację liniową, która jest równomierna. Wybierzmy amortyzację degresywną, a więc będziemy najpierw amortyzować nieco szybciej niż wynika to bezpośrednio z podstawowej stawki amortyzacji.

W polu Stawka amortyzacji wpiszmy zgodnie z tabelą amortyzacji, a więc 14%.

Nie będziemy podawać limitu odpisów podatkowych. Bizmaster oczywiście pozwala osobno prowadzić amortyzację bilansową i podatkową. Ta druga jest wliczana w koszty uzyskania przychodu. Jednak najczęściej będzie w zupełności poprawne, jeśli amortyzacja podatkowa i bilansowa będą identyczne. Nie podajemy więc limitu odpisów podatkowych.

W polu Dokument zakupu wpiszmy numer faktury zakupu. W polu Data zakupu wpiszmy datę z tej faktury, a Początek używania przyjmijmy taki sam jak datę faktury. W polu Cena zakupu wpiszmy cenę netto według faktury zakupu. Na przykład 1.000.000,00 zł.

Kliknijmy przycisk Odpisy i zobaczymy jak Bizmaster wyliczył odpisy zgodnie z metodą degresywną (przyspieszoną), czyli najpierw amortyzujemy więcej a później mniej, ale i tak nasz środek trwały kupiony w kwietniu 2009 roku zostanie całkiem zamortyzowany dopiero w styczniu 2015 roku. Oczywiście możemy ręcznie zmienić kwoty w poszczególnych miesiącach, jednak nie będziemy teraz tego robić. Kliknijmy OK, aby zamknąć okno.

Jeśli klikniemy przycisk Zmiany, mamy możliwość podania ulepszenia lub zmniejszenia środka trwałego, a także jego sprzedaży bądź likwidacji. Kliknijmy OK, aby zamknąć to okno.

W tym miesiącu środek trwały nie zostanie jeszcze zamortyzowany, bo amortyzujemy dopiero od przyszłego miesiąca, ale żeby nie czekać tak długo, dla celów naszego instruktażu w polu Data zakupu wybierzmy poprzedni miesiąc. Pole Początek używania również otrzyma poprzedni miesiąc. Teraz jest tak, jakbyśmy kupili nasz środek trwały przed miesiącem i w polu Odpis podatkowy widzimy już pierwszą kwotę amortyzacji.

I na tym nasza praca się kończy. Teraz tylko musimy otrzymać gotowe wydruki.

Kliknijmy Drukuj Ewidencję, aby otrzymać wydruk naszej ewidencji środków trwałych. A teraz kliknijmy OK, aby wyjść ze środków trwałych i otrzymać wydruk Dowodu wewnętrznego, który jest potwierdzeniem amortyzacji w tym miesiącu.

Dowód wewnętrzny potwierdzający amortyzację

Sprawdźmy, czy Bizmaster uwzględnił nasz odpis amortyzacyjny w aktualnym miesiącu podatkowej książki przychodów i rozchodów. Pod przyciskiem Książka widzimy wpis w tym miesiącu oznaczony „W/g ewidencji środków trwałych”. Amortyzacja zostaje już w tym miesiącu wliczona do kosztów uzyskania przychodu. Możemy kliknąć Drukuj, aby wydrukować książkę przychodów i rozchodów z tego miesiąca.

Jak widać oprogramowanie dla firm Bizmaster znacząco ułatwia prowadzenie ewidencji środków trwałych i amortyzacji, teraz każdy sobie z tym poradzi bez problemu.

2 stycznia 2009 15:00

Poradnik dla początkującego przedsiębiorcy - Co to jest koszt uzyskania przychodu? (itp. - dotyczy zasad ogólnych)

Jeżeli decydujesz się na zasady ogólne, czyli chcesz prowadzić książkę, czyli chcesz płacić od dochodu a nie od przychodu, czyli chcesz skomplikować sobie życie, to przeczytaj ten rozdział.

KUP

KUP, rymuje się z słup, jest to skrót od Koszt Uzyskania Przychodu. Czyli to co wydasz na swoją firmę, odejmiesz od tego co dali Twoi klienci i w efekcie masz dochód do opodatkowania. Potem mnożysz ten dochód przez 18% i masz podatek na zasadach ogólnych. Dobrze jest więc odjąć jak najwięcej żeby zapłacić jak najmniej. A odjąć możesz tylko koszt uzyskania przychodu.

Jeżeli nie chcesz słuchać o kosztach, uzyskaniach i przychodach, wróć do poprzedniego rozdziału i zastanów się nad ryczałtem.

Zgodnie z nazwą, ten koszt jest wtedy kiedy masz z niego przychód. Zazwyczaj z tyłu faktury uzasadnia się, szczególnie jeżeli sprawa jest wątpliwa, i jeżeli potrafisz jasno uzasadnić że potrzebujesz tego do zwiększenia przychodu, to możesz wydatek traktować jako koszt podatkowy.

Nie, chipsy nie są kosztem uzyskania przychodu (chyba że kupujesz je do odsprzedaży albo częstujesz nimi klientów).

Koszt uzyskania przychodu nie musi bezpośrednio odpowiadać przychodowi, wystarczy że jest taka szansa. Na przykład start w przetargach kosztuje i te wydatki zaliczasz do podatkowych. A to że wygrasz tylko jeden przetarg na pięć, jest sprawą normalną. W koszty uzyskania przychodu zaliczasz wszystkie pięć przetargów.

Reklama, kawa i garnitur

Sprzedałeś w miesiącu za 10.000 zł. Brawo, to jest twój przychód. Zawdzięczasz to reklamie w radiu, która kosztowała 500 zł. To oczywiście jest koszt uzyskania przychodu i zmniejsza Twój podatek. Ale zawdzięczasz to także kolacji dla klientów. Koszt, również 500 zł.

Niestety, kolację dla klientów możesz wliczyć w koszt uzyskania przychodu tylko w kwocie 25 zł. Razem masz 525 zł kosztów podatkowych. Dlaczego? Cóż, krążą słuchy że coś się zmieni, ale na razie jesteśmy w epoce kamienia łupanego, gdzie reklama dzieli się na publiczną i prywatną.

Lepiej, jeżeli uważasz że wydałeś pieniądze na reklamę publiczną, bo możesz ją w całości wliczyć w koszty. A co z reklamą prywatną? Jest ona objęta, przepraszam za wyrażenie, limitem. Limit ten to 0,25% wszystkich miesięcznych przychodów. Jeżeli sprzedałeś w miesiącu za 10.000 zł to na reklamę prywatną możesz wydać tylko 25 zł! A co to jest ta reklama prywatna? To na przykład wizytówki, kawa którą częstujesz klientów, czy Twój garnitur (poważnie).

Chodzi o to, że reklama prywatna jest adresowana do konkretnych osób, a publiczna nie wiadomo do kogo.

Możesz się uprzeć i powiedzieć że wizytówki są szeroko dostępne. Będzie to wtedy reklama publiczna. Tak, jeżeli rozdajesz klientom foldery reklamowe, jest to reklama prywatna. Na szczęście możesz powiedzieć, że foldery były dostępne na targach dla każdego, kto chciał to brał. To już reklama publiczna.

Reklama prywatna jest przez urzędników nazywana „kosztem reprezentacji i reklamy z limitem”. Masz na to osobną kolumnę w książce przychodów i rozchodów, żeby wiedzieć czy przekraczasz limit, czy nie. A niech to, ułatwienie. I tak to jest paskudne. Kiedy zastanawiasz się na koniec miesiąca jaki masz koszt, sprawdzasz czy reklama prywatna nie przekroczyła limitu. Jeżeli przekroczyła - obcinasz ją, a to co zostanie możesz wykorzystać w kolejnych miesiącach.

Reklama prywatna to także kwiatki kupione do biura, czy telewizor w poczekalni dla klientów.

Jeszcze co nieco o garniturach

Jeżeli ubranie ma być zaliczone w koszty, musi mieć naszyte logo Twojej firmy. Oczywiście i tak to jest tylko reklama prywatna. Nie dotyczy to odzieży roboczej, jest to wyposażenie do pracy i koszt w całości, tak mówią.

Kasa fiskalna

Jeżeli jesteś vatowcem i sprzedajesz osobom prywatnym, musisz mieć kasę fiskalną. Zakup kasy nie jest kosztem, ale połowa wartości kasy fiskalnej zostaje odliczona od podatku VAT do zapłacenia. Taak, to jest mylące. Więcej o podatku VAT w poprzednim rozdziale.

Samochód kogoś innego

Jeżeli samochód jest własnością pracownika, albo po prostu nie jest własnością firmy, nadal można wliczyć paliwo w koszty uzyskania przychodu.

Prowadzi się wtedy „kilometrówkę”, taki zeszycik w którym wpisuje się ile na potrzeby firmy przejechano. Nie da się oczywiście sprawdzić, czy zawartość tego zeszyciku jest prawdziwa.

O ile pamiętam, możesz wliczyć w koszty 83,58 groszy za każdy kilometr (w przypadku osobówek o pojemności silnika powyżej 900 cm3 zaś poniżej kilometrówka wynosi 52,14 gr). Jeżeli wpiszesz w zeszycik 100 km, w koszty wliczasz 83,58 zł.

Nie ma potrzeby, żeby o tym pamiętać, ale ten zeszycik nazywa się „Ewidencja przebiegu pojazdu”.

Samochód może być też użyczony. Patrz punkt niżej.

Twój własny samochód

OK, a co z Twoim własnym samochodem? Jeżeli masz go przed startem firmy, to są dwie możliwości. Albo robisz kilometrówkę (patrz punkt wyżej), albo piszesz „oświadczenie woli” (coś takiego jak usprawiedliwienie dla dziecka, że nie było go w szkole, po prostu piszesz na kartce papieru) i tym sposobem samochód staje się własnością firmy.

Przykład oświadczenia woli: „Samochód Ford T wnoszę do majątku firmy. Podpis”. Podobnie możesz zrobić z samochodem użyczonym, trzeba wtedy podpisać umowę użyczenia. Na przykład użyczenie samochodu od rodziców. I w obu przypadkach od następnego miesiąca traktujesz ten samochód jakby był kupiony na firmę. Więcej o samochodach firmowych znajdziesz w punkcie „Co to jest samochód z kratką/van?” (o, to punkt niżej, zabawne).

Co to jest samochód z kratką/van?

Samochód z kratką, to taki który z przodu ma jeden rząd siedzeń, potem ścianę i dalej część ładowną. Taki samochód jest najbardziej korzystny pod względem podatkowym. Tak, to jest ten szemrany przepis o samochodach.

Odliczając VAT od zakupu nowego samochodu bez kratki lub o masie poniżej 3,5 tony, odliczasz wyłącznie 60% kwoty VAT, nie więcej niż 6000 zł. Jeżeli samochód ma tylko dwa miejsca z przodu (typu van), odliczasz cały VAT. Jeżeli mogłeś od zakupu odliczyć cały VAT, możesz odliczać też VAT od paliwa (super), w przeciwnym razie nie możesz w ogóle odliczać VAT-u od paliwa (co tam).

VAT w całości możesz odliczać też od pojazdów specjalnych, np. koparka. W przypadku leasingu, VAT odejmujesz miesiąc po miesiącu aż do osiągnięcia limitu odliczenia. Oczywiście, prowadząc komis samochody traktujesz jak towary i normalnie odliczasz VAT.

Jeżeli nie możesz odliczyć VAT-u od paliwa (tak w ogóle, VAT to zupełnie inny podatek, więcej na jego temat w poprzednim rozdziale), to w nagrodę możesz doliczyć VAT do kosztu uzyskania przychodu.

Tak to wygląda. Coś kupujesz, wpisujesz to do książki bez podatku VAT (pomijasz tu VAT, bo to inny podatek). To tak jakby podatki się na siebie obraziły i nie chciały nic o sobie wiedzieć. Ale tutaj możesz powiedzieć podatkowi dochodowemu, że nie jest sam. Wpisujesz do książki kwotę za paliwo z VAT-em. Dotyczy to tylko paliwa.

Urzędnicy lubią zmieniać sposób, w jaki odróżniają samochody lepsze i gorsze. Najchętniej zmienialiby to raz w miesiącu, dlatego zapytaj w skarbówce, zanim kupisz samochód.

A co z kosztami remontu? Niezależnie jaki masz samochód, po prostu wliczasz w koszt uzyskania przychodu. A co z kosztem zakupu samochodu? Też go wliczasz w koszt uzyskania przychodu, nieważne jaki to jest samochód, tyle że wliczasz w ratach. Więcej w punkcie niżej.

Co to jest środek trwały/wartość niematerialna i prawna/amortyzacja?

Środek trwały to jest coś, co będzie w firmie powyżej roku. Jeżeli uważasz, całkiem słusznie, że żyrandol przyda się ponad rok, żyrandol jest środkiem trwałym. Środki trwałe dzielisz na kawałki przy odliczaniu od podatku.

Podobnie wartość niematerialna i prawna, jest to taki środek trwały którego nie możesz dotknąć (albo nie możesz nim rzucić w sąsiada, jeżeli to Cię bardziej przekonuje). Przykładem są licencje na programy.

Dzielenie na kawałki to jest właśnie amortyzacja. Więcej o amortyzacji w punkcie niżej.

Wliczanie w koszty drogich, niejadalnych rzeczy

Coś, co przyda się w firmie ponad rok nie może być tak po prostu odjęte od przychodu. Trzeba to amortyzować, czyli dzielić na kawałki.

Na szczęście nie dotyczy to rzeczy do 3500 zł, które można amortyzować jednorazowo (czyli za jednym zamachem całość). Właściwie to nawet droższe niż 3500 zł rzeczy można amortyzować jednorazowo, ale są trzy wyjątki: budynki (grupa 1 i 2 tabeli amortyzacji), samochody osobowe oraz wartości niematerialne i prawne.

Jaką część możesz wliczyć w koszty w miesiącu (jeżeli nie amortyzujesz jednorazowo)? Zależy to od tabeli amortyzacji. Są tam podane roczne stawki w procentach. Dzielisz przez 12 i masz stawkę miesięczną.

Na przykład nowy samochód amortyzujesz przez pięć lat, a używany przez dwa i pół.

Raz w miesiącu piszesz na kartce ile możesz zamortyzować i na podstawie tej kartki wpisujesz kwotę do książki w kolumnie z kosztami uzyskania przychodu, oto cała amortyzacja.

Na stronie Tabela amortyzacji - wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych są określone stawki np. na szybowiec.

Różnica między amortyzacją liniową a degresywną

Amortyzacja liniowa bezpośrednio wynika ze stawek amortyzacji ustalanych przez urzędników, amortyzacja degresywna dodaje czadu. Jest to po prostu inny sposób liczenia, prawie dwa razy szybszy. Tak, to jest dozwolone (ale nie w przypadku samochodów osobowych).

Inne przykładowe koszty, jakie możesz mieć

Przykładowe koszty uzyskania przychodu: odsetki od kredytu, materiały do produkcji, prąd, wywóz nieczystości, wynagrodzenia, malowanie biura, składki na ZUS (dokładnie na ubezpieczenie społeczne, jeżeli nie odejmujesz ich po prostu bezpośrednio od dochodu przy wyliczaniu podatku), zakup komórki, środki czystości, paliwo do UFO.

Kiedy możesz wpaść w panikę (i zapłacić karę)

Kiedy Urząd Skarbowy znajdzie np. niezaksięgowane dokumenty, nie będzie uznawał prowadzonej księgowości i zamiast jej wierzyć, zacznie szacować. To szacowanie oznacza przymus zapłaty podatku w karnej stawce (pięciokrotność normalnej stawki od dochodu). Natomiast w przypadku dochodu uznanego za „z nieujawnionych źródeł”, skarbówka karze zapłacić 75% procent jego wartości.

Księga jest uznana za nieprawdziwą, kiedy przychody lub koszty w księdze różnią się od prawdziwych o więcej niż 0,5% wartości całej księgi.

Oczywiście, jeżeli podasz za małe koszty, urząd skarbowy jakoś to zniesie bo zapłacisz większy podatek. Chyba, że zmniejszonym kosztem jest zakup towarów do odsprzedaży, bo to dla skarbówki oznacza, że chcesz sprzedawać bez faktur.

Brr.

Interpretacje

Nie chodzi mi o interpretacje najnowszego wiersza Szymborskiej. Interpretacje podatkowe to sposób w jaki urzędnicy widzą przepisy podatkowe. I jak przy interpretacji poezji, każdy może mieć inne zdanie! I to jest zupełnie normalne. A więc zgłaszasz się do lokalnego Urzędu Skarbowego o interpretację i dostajesz lokalny punkt widzenia, czarno na białym.

Po co zawracać sobie tym głowę? Kiedy masz interpretację i postępujesz zgodnie z tą interpretacją, a podczas kontroli jakiś wrzeszczący facet zarzuci Ci, że to nie jest zgodne z przepisami, to pokazujesz mu interpretację.

Nie wiadomo dlaczego, mimo że masz interpretację, Urząd Skarbowy nadal ma prawo zmienić zdanie i żądać zaległego podatku, ale już bez kary. Interpretacja chroni tylko od kary.

Żeby dostać interpretację, trzeba dokładnie opisać, o co chodzi. Kiedy rzecz dotyczy umowy, najlepiej dołączyć kopię umowy, itd. Jeżeli o niczym nie zapomnisz, powinieneś dostać odpowiedź w ciągu trzech do czterech miesięcy. Albo dostaniesz prośbę o uzupełnienie tego i tamtego.

Interpretacje wydaje lokalny urząd skarbowy za opłatą 5 zł.

Zdarzało się, że skarbówka uznała już udzieloną interpretację za nieważną, bo opis sytuacji w zapytaniu był za mało dokładny.

Nudne informacje o amortyzacji

W terminologii podatkowej używana nieruchomość jest po 5 latach od wybudowania, a samochód po 6 miesiącach, stosujemy wtedy podwyższone stawki amortyzacji - szybciej amortyzujemy. Środki trwałe o wartości mniejszej niż 3500 zł amortyzujemy jednorazowo całą kwotę. Jednak środek trwały aby mógł być amortyzowany musi być kompletny, np. zestaw komputerowy musi być z monitorem. Przy sprzedaży środka trwałego kosztem uzyskania przychodu z tej sprzedaży jest tylko jego część niezamortyzowana.