Bilans robi się na okres jednej sekundy, zwykle jest to ostatnia sekunda roku. Rachunek zysków i strat robi się na cały miesiąc, a dokładniej na tyle, ile potrzeba żeby coś wyprodukować, sprzedać i dostać za to pieniądze. Mętne, ale tak to właśnie jest.

Przepływy finansowe

Dopełnieniem do rachunku zysków strat są przepływy finansowe, można z nich dowiedzieć się więcej o ogólnych finansach firmy. Nic szczególnego, ale wiadomo ile powinno być gotówki w kasie. Właściwie, to przed zrobieniem bilansu trzeba najpierw zrobić rachunek zysków i strat a następnie przepływy żeby uzyskaną gotówkę wpisać do bilansu. Wszystko powinno się zgadzać. Można też w bilansie obliczyć gotówkę znając całą resztę i porównać z gotówką z przepływów.

Pułapka finansowa

Produkujesz krzesła. Czekasz na pieniądze od klientów miesiąc, ale na ten okres masz zapas krzeseł. Do tego masz oszczędności z których na bieżąco produkujesz krzesła, bez tych pieniędzy po miesiącu zostałbyś bez towaru do sprzedaży.

Firma rozwija się systematycznie, podobnie jak różnica między kosztami produkcji coraz większej ilości krzeseł a już zapłaconą gotówką od klientów. W pewnym momencie nie wystarczy już oszczędności, ani zarobionych pieniędzy. Nie mogą przecież wystarczyć pieniądze zarobione na tej samej działalności w mniejszej skali, kiedy zapotrzebowanie na środki obrotowe stale rośnie. Zarobek stanowi tylko część obrotu. Kończy się gotówka i w takich sytuacjach pomaga kredyt obrotowy.

Firmy najczęściej upadają z powodu problemów obrotowych, nie braku majątku, dlatego popularne są kredyty obrotowe - na czas kiedy klienci nam nie płacą mamy pieniądze z banku. Podnosi to płynność finansową, czyli zdolność do spłaty bieżących zobowiązań. Alternatywą wobec kredytów obrotowych jest faktoring, więcej na ten temat w rozdziale „Faktury dla nieksięgowych”.

Wskaźniki finansowe, czyli kondycja firmy w jednej liczbie

Zasady przyznawania kredytów są teoretycznie tajne w każdym banku, ale zazwyczaj w dziale analizy ryzyka, najczęściej znajdującym się w centrali, za każdy wskaźnik otrzymujesz kilka punktów. Jeżeli suma jest wyższa od wymaganego minimum, dostajesz kredyt.

Zobowiązania bieżące spłacasz z bieżącej działalności firmy, czyli majątku obrotowego. Kiedy majątek obrotowy przekracza trzy razy zobowiązania krótkoterminowe, wskaźnik płynności finansowej wynosi trzy. Dla banku minimalną wartością jest dwa, więc przykładowa wartość trzy jest zupełnie zadowalająca.

Wśród składników majątku obrotowego najmniej płynnym są zapasy, na przykład podstawowy materiał z którego produkujesz, ponieważ tempo ich upłynnienia jest najwolniejsze. Dlatego obliczasz też wskaźnik płynności, w którym z majątku obrotowego odejmujesz zapasy. Ten wskaźnik - zwany „wskaźnikiem przyśpieszonej płynności” - powinien być większy niż jeden.

Ważna jest też zdolność do osiągania zysków, czyli rentowność. Wyobraźmy sobie, że mamy przedsiębiorcę który dysponuje kwotą 100.000 zł. Może on zostawić pieniądze w banku, co netto daje 4% rocznie, albo zainwestować w fundusze finansowe, gdzie zarobi np. 14%. Ale może też założyć firmę. Za te 100.000 przedsiębiorca kupuje majątek - np. maszyny. W bilansie w pasywach jest jego 100.000 zł kapitału, a w aktywach zakupione maszyny. Załóżmy że rentowność tego kapitału wynosi 20%. Może teraz wziąść kredyt 100.000 zł z odsetkami 10%. Jeżeli firma działa tak samo efektywnie, jej rentowność wynosi już 30%. Biorąc pieniądze z zewnątrz, podnosisz rentowność własnego kapitału, jest to „dźwignia finansowa”.

Kapitał z zewnątrz nie musi pochodzić z kredytu, ale też np. z emisji akcji. Przy braniu kredytu rentowność powinna być jak największa, oczywiście wyższa od oprocentowania lokaty w banku, bo w przeciwnym razie nie ma sensu inwestować pieniędzy w firmę.

Ważny jest też udział kapitału obcego w całości kapitału firmy, nie powinno go być więcej niż połowa bo bank nie udzieli kredytu. Jest to struktura finansowania.

Tak, kredyt powinien być spłacany z obrotów, a nie z majątku firmy.

Co sprawia, że bilans jest mocny?

Nie ma przepisu „weź ileś kapitału własnego i ileś kredytu”, każda firma jest inna. Ale trzeba patrzeć na wartość aktywów zgodnie z ich potencjałem.

Cóż, aktywa trwałe takie jak budynki są coraz mniej istotne, szczególnie kiedy czynniki takie jak elektroniczne sieci dystrybucji faktycznie świadczą o sile firmy. Firma nowoczesna o mniejszym kapitale własnym na papierze może w realnej ocenie być mniej zadłużona niż ta, która ma tylko budynki i małą część kredytu.

Co firma powinna zrobić

Jeżeli poważnie myślisz o poprawie produktywności, podstawą są najniższe koszty w branży. Następnie jakość procesów, te muszą być bezbłędne. Wreszcie realizacja, to ona jest najważniejsza.

A więc trzeba być dobrym nie tylko w transakcjach, ale przede wszystkim w operacjach.

Nie zaczynaj usprawniania zadań, zanim nie pozbędziesz się starych, nie mających żadnej wartości dla firmy. Potem patrz na całość procesów w firmie, usprawnienie tylko części to nie jest to, o co chodzi.

Otwartość na pomysły pracowników

Szybki rozwój wielu firm zmusił je do oddania w ręce pracowników możliwości decydowania co i jak robić, po prostu nie dało się tym zarządzać przy tak szybkich zmianach.

Coś w tym jest, przedsiębiorczy szef powinien cenić przedsiębiorczych pracowników, aby zarówno poprawić jakość jak i szybkość pracy.

Żeby to działało, zapewnij ciągłą edukację pracowników, pokaż wyraźne cele firmy i płać zależnie od wyników. Nie zapomnij o pełnej informacji pracowników dotyczącej stanu wykonywania zadań. Również wśród kierownictwa komunikacja musi naprawdę działać.

Aby uratować pracowników od wypalenia, przenoś ich na nowe stanowiska, gdzie nauczą się czegoś nowego co może nawet nie odpowiadać ich dotychczasowym doświadczeniom. Niech Twoi pracownicy nabiorą świeżego spojrzenia.